“Kıyafetinizle karşılanır, düşünce, davranış ve konuşmalarınızla uğurlanırsınız” diye güzel bir söz aslında çok şey anlatıyor. Ancak; davranışlarımız ve konuşmalarımız kıyafetimizi desteklemiyorsa tek başına kıyafet bir değer ifade etmeyecektir. Resmi-özel kurum çalışanı ayırt etmeksizin herkesin bilmek ve uymak zorunda olduğu belli toplumsal kurallar olduğu biliyoruz. Protokol deyince resmi bir makam ve görevli, bir bayrak-bayram töreni, bir toplantı ve bu ortamlarda insanların uyması gereken kurallar aklımıza geliyor. Bu kuralların bazıları yazılı olarak görevlilerin okuyup öğrenebileceği bazıları ise yazılı olmayan ama özel, sosyal, kamusal alanda çalışma hayatında yaşanarak öğrenilen kurallardır. Hatta bu kuralların bir kısmı da genel geçer görgü kuralları olarak kabul edilebilir.
Kişiler bir makamda iseler o görevi yerine getirirken kurumu ve makamı da temsil etmek gibi ilave bir yükümlülük altındadırlar. İletişim ve davranış kalıplarını da içine alan protokol kurallarına uymak görevliler için yasal bir zorunluluktur. Hatta göreviyle ilgili olarak katılımda kendisine eşi de refakat ediyorsa kurallar kamu görevlisi olmasa da eşi de kapsamaktadır. Kasıtlı olarak protokol kurallarını ihlal etmek bayrağa, devlete, kuruma, makama ve göreve saygısızlık olarak da algılanabilmeye varabilecek ve cezai bir yaptırıma da yol açabilecektir. Toplumsal hayatta en belirleyici unsur; kişinin önce kendisine, sonra başkalarına duyduğu saygıdır. Saygı gösterdiğimiz kadar saygı göreceğimizi hiçbir zaman unutmamalıyız.
Yöneticilerin işleriyle ilgili bilgi ve becerisi, kişiliği ve protokol bilgisi başarılarına etki eden faktörlerdendir. Özellikle kamu hizmetlerinde görev yapan biz eğitimcilerin sıklıkla kamu kurumlarıyla işbirliği, ortak tören ve toplantılara katılması, protokol kurallarını bilmek ve uymak zorundayız. Protokol kurallarının uygulanmasında; yetki ve sorumluluklara dikkat edilmesi gereklidir. Devlet Memurları, Kanuna göre; “resmi sıfatlarının gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını hizmet içindeki ve dışındaki davranışlarıyla göstermek zorundadırlar.” Bir kişinin protokole önem vermemesi ya da uymaması, taşıdığı unvanın, çalıştığı kurumun ve temsil ettiği makamın en önemlisi de kendi itibarını düşürür. İtibar da tıpkı güven gibi kazanılması uzun ama kaybedilmesi çok kısa zaman alır.
Protokol uygulamalarında; sosyal davranışların temelini terbiye, nezaket, zarafet ve estetik oluşturur. Protokolde konuklar, yöneticiler ve hanımlar öncelikli ve önemlidir. Protokol kuralları bu kişilerle olan ilişkilerde tam olarak uygulanır. Öndelik ve önceliğe göre protokol kurallarında oturma düzeni; önde gelme sıralaması dikey, önce gelme sıralaması yatay olarak yapılır. Örneğin; bir törende protokole dahil olan önde gelen Kaymakam, Belediye Başkanı ve Garnizon Komutanı için önde üç koltuk (farklı) ardında dokuz yatay sıralı koltuk (farklı) olarak yerleştirilir. Kaymakam ortada, sağında (oturanları göre) ikinci makam ve solunda üçüncü sıralı makam sahibi otururken arkasındaki koltuklara da aynı şekilde tam ortadaki koltuk öncelik alınarak bir sağına bir soluna sıralanarak isim/görev/unvan yazılarak oturma düzeni sağlanır.
Resmi bayram ve törenlerde davet edilen makam sahibi yetkilinin yasal mazereti olmadan katılmayıp yerine kendisini temsilen kurumdan bir astını göndermesi uygun kabul edilmez. Ancak makam sahibi yasal mazeretli (izinli/raporlu/tayini çıkmış) ise yerine vekâleten görevi yürütenler asaleten görevde bulunanlar gibi davranmalıdırlar.
Protokol ilkelerine göre; tüm ilişkilerde saygı-nezaket, onuru-itibarı korumak ve temsil esastır. Temsil eden kişinin; dış görünüşü, temiz-uygun giyimi, tutum-davranışı, güzel konuşması, protokol-saygı-görgü-nezaket kurallarına uyması aynı zamanda kişisel imajıdır. Düzey eşitliği, denklik, karşıtlılık esastır. Önde gelmede; üst unvan, rütbe ve kıdem esastır. Protokolsüz bir sıralama alfabetik düzendedir. Ulusal bayrak, konuklar, üstler ve hanımlar sağdadır. Toplantı ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğru (son sözü büyük söyler) yapılır. Ödül takdim törenlerinde önce protokol önde gelenden başlayarak yapılır. Üstler karşılamada başta, uğurlamada ise sonda, yürüyüş ve oturma düzeninde orta merkezdedir.
Kişiler geçici, makamlar kalıcıdır. Saygı kişiye değil, makamadır. “Kişiliğini makamlardan alanlar makamı bıraktığında kişiliksiz kalırlar” özlü ve güzel sözü Hz Ömer’in söylediği rivayet edilir. Makam sahibi kişiye “Sayın Valim” gibi hitap edilmelidir. Makam sahibinin odasına girerken varsa palto/pardösü çıkarılmış ceket düğmesi iliklenmiş olmalı, buyurun oturun denilmeden oturulmamalıdır. Amir ve üstlerin yanında asla bacak üstüne atarak oturulmamalıdır. Üst veya eş düzey makam sahibi odamıza geldiğinde koltuğumuzda değil misafir karşısında koltukta oturulmalıdır. Misafir veya protokol yanında telefon görüşmesi yapılmamalı, zorunlu acil hallerde izin alınarak konuşulmalıdır. Protokol kurallarında el veya yanaktan öpmek yoktur. Tokalaşmak için önce üstün veya hanımların hareketi beklenmelidir. Tokalaşılan kişinin gözüne bakılmalıdır.
Görevi, unvanı, yaşı ne olursa olsun makama gelenleri ayağa kalkarak karşılamak ve uğurlamak gereklidir. Eşdeğer makam sahiplerini oda kapısına, üst amir ve makam sahiplerini kurum dış kapısı hatta resmi araçlarına kadar uğurlamak kuraldır. Randevu ve görüşme saatlerine özen gösterilmelidir. İdeal bir yönetici bu kuralları bilmek, öğrenmek ve uygulamak zorundadır.
Resmi araçlardaki kurallara göre; küçük büyükten önce biner ve arka sola oturur. Sağ arka koltuk makam sahibine aittir. Koruma, sekreter, mihmandar ve tercümanlar sağ ön koltukta otururlar. Özetle, en üst makam sahibi aracın arka sağ koltuk, sonrakiler sırasıyla sola doğru ve ön sağ koltukta oturur. Aynı rütbe, unvanlılar arasında kıdeme, varsa hanım ve konuklara öncelik verilir.
Tanışma ve tanıştırmalarda ise küçük büyüğe, erkek kadına, tek kişi topluluğa, sonra gelen önce gelenlere tanıştırılır. Öğretmen ve yöneticiler kişi olarak çoğunlukla okul müdürü ve yardımcıları, rehber ve psikolojik danışman, sınıf/zümre/şube öğretmeni, okul memuru ve hizmetli/güvenlik/teknisyen gibi diğer çalışanları, veliler, anne-babalar, servis şoförleri, kantin işletmecisi, okul çevresindeki komşu ve esnaflarla iletişim halindedirler.
Osmanlı devlet adamı ve diplomat olan Ahmet Vefik Paşa, ideal bir yöneticiyi; 24 adet “M” harfiyle başlayan Osmanlıca/Türkçe kelime ile tanımlamaktadır. Anlaşılması için bu kelimeleri günümüz Türkçesiyle yazacak olursak; itibar sahibi, seçkin, ılımlı, azimli, bağışlayıcı, zamanı iyi ayarlayabilen, başarılı, galip, tedbirli, disiplinli, düşünür, güler yüzlü, muhabbetli, sevecen, cömert, iltifat eden, iyiyi kötüden ayırabilen, aydın, müjdeleyici, yüceltilmiş, Allah’a inanan, tecrübeli, fark edebilen, hazır olan ve kendini yenileyen. Gerçekten de bugün bu özellik ve sıfatları taşıyan yöneticilerin olması halinde kurumsal hizmetlerin ve ilişkilerin çok daha iyi olacağı düşünülebilir.
Özellikle resmi bayram törenlerinde çok iyi planlanmış bile olsa uygulamadaki aksaklık protokol açısından sorunlar yaşatabileceği düşünülerek tedbir alınmalıdır. Plaket ve hediye takdimi varsa öncesinde makam sahibi bilgilendirilmelidir. Protokol uygulamalarında kişilerin kanaatlerine yerine yazılı mevzuata uygun davranılması halinde protokol krizleri/sıkıntıları yaşanmayacaktır.
Otuz yıllık kamu görevim sırasında özellikle eğitim yönetiminde en sık rastladığım hatalı davranışlardan birisi de bir okul müdürünün üst amirleriyle görüşmek için memuruna telefonu bağlatmasını isterken memurun üst amirle konuşup okul müdürünü bağlayacağını söyleyip bekletmesidir. Buradan anlaşıldığı üzere burada kusur, hatayı yapan memurda değil ona görevini protokol kurallarına uygun olarak nasıl yapacağını öğretmeyen okul müdüründedir.
Sadece devlet memurları değil resmi kurumlarla irtibat halinde olan herkesin protokol kurallarını öğrenmesi gerekir. Bu başlı başına bir seminer ve eğitim konusudur. Üç sayfalık bir yazıyla yeterli bilgilenmek mümkün olmayacaktır. Öğretmenlikten başlayarak okul-kurum müdürlüğü, şube/ilçe ve il müdürlüğü gibi görevleri başarıyla yerine getirerek, görev yaptığı yerlerde tanıyan herkesin sevgi ve saygısını kazanmış değerli meslektaşım Arif Dede, öğrendiği, bildiği, uyguladığı, bizzat şahit olduğu ilginç örnek olayları ve tecrübelerini de katarak paylaştığı, bu yazıma kaynaklık eden kitabının okuyanlara çok faydalı olacağını, beğenileceğini düşünüyor ve tavsiye ediyorum.
(*) Arif DEDE, “Eğitim Yöneticisi ve Öğretmenler İçin Yönetimde Protokol Kuralları ve Kurumsal İletişim, Kutlu Yayınevi, İstanbul-2021
